Peraturan Menteri Dalam Negeri atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemda (Pemerintah Daerah), yang dimaksud Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Daerah. Adapun Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
DItegaskan pula dalam Peraturan
Mendagri atau Permendagri Nomor 1 Tahun
2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah, bahwa Naskah
Dinas yang diselenggarakan secara elektronik adalah informasi yang direkam dalam
media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau
diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di Lingkungan Pemerintah Daerah. Adapun
Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi
elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik
lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentivikasi.
Pasal 2 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Jenis
Naskah Dinas terdiri atas:
a.
Naskah Dinas arahan;
b.
Naskah Dinas korespondensi; dan
c.
Naskah Dinas khusus.
Pasal 3 Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata
Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah, menyatakan Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2
huruf a terdiri atas:
a.
Naskah Dinas pengaturan
b.
Naskah Dinas penetapan; dan
c.
Naskah Dinas penugasan.
Pasal 4 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Naskah
Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas:
a.
Perda;
b.
Perkada; dan
c.
Peraturan DPRD.
Pasal 5 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Naskah
Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b terdiri atas:
a.
Keputusan Kepala Daerah;
b.
Keputusan DPRD;
c. Keputusan Pimpinan DPRD;
dan
d. Keputusan Badan
Kehormatan DPRD.
Pasal 6 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Susunan
dan bentuk Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dan Naskah
Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 diatur sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal 7 Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata
Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah, menyatakan:
(1)
Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c terdiri atas:
a.
surat perintah;
b.
surat tugas; dan
c.
surat perjalanan dinas.
(2)
Surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a berisi perintah dari atasan
kepada bawahan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu di luar tugas dan fungsi.
(3)
Surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b berisi tugas dari atasan
kepada bawahan untuk melaksanakan perintah pekerjaan sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
(4)
Surat perjalanan dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c merupakan dokumen
yang diterbitkan oleh pejabat pembuat komitmen dalam rangka pelaksanaan
perjalanan dinas pejabat negara, pegawai negeri, pegawai tidak tetap, dan pihak
lain.
Pasal 8 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Susunan
dan bentuk Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) tercantum
dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri
ini.
Pasal 9 Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata
Naskah Dinas Di Lingkungan Pemda (Pemerintah Daerah), menyatakan Naskah Dinas
korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b, terdiri atas: a) korespondensi
internal; dan b) korespondensi eksternal.
Pasal 10 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Naskah
Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a,
terdiri atas: a) nota dinas; b) memo; dan c) disposisi.
Pasal 11 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Nota Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf a merupakan sarana
komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan
kepada atasan di lingkungan internal Perangkat Daerah.
(2)
Memo sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf b berisi informasi kedinasan
yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, atau
pendapat yang dibuat oleh atasan kepada bawahannya.
(3)
Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf c merupakan petunjuk tertulis
singkat dari atasan kepada bawahan mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap
Naskah Dinas masuk.
Pasal 12 Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1
Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah, menyatakan
Susunan dan bentuk Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 10 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Menteri ini.
Pasal 13 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b
disusun dalam bentuk surat dinas.
(2)
Susunan dan bentuk Naskah Dinas korespondensi eksternal tercantum dalam Lampiran
yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Pasal 14 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Naskah
Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf c, terdiri atas:
a.
instruksi;
b.
surat edaran;
c.
surat kuasa;
d.
berita acara;
e.
surat keterangan;
f.
surat pengantar;
g.
pengumuman;
h.
laporan;
i.
telaahan staf;
j.
notula;
k.
surat undangan;
l.
surat pernyataan melaksanakan tugas;
m.
surat panggilan;
n.
surat izin;
o.
lembaran daerah;
p.
berita daerah;
q.
rekomendasi;
r.
radiogram;
s.
surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan;
t.
sertifikat;
u.
piagam; dan
v.
surat perjanjian.
Pasal 15 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a berisi perintah/arahan Kepala
Daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2)
Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b berisi pemberitahuan, penjelasan,
dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan
mendesak.
(3)
Surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf c berisi pemberian kuasa kepada
pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka
kedinasan sesuai peraturan perundang-undangan.
(4)
Berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf d berisi pernyataan
pelaksanaan kegiatan pada waktu dan tempat tertentu yang ditandatangani oleh para
pihak.
(5)
Surat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf e berisi penjelasan subjek
dan objek untuk kepentingan kedinasan/tertentu.
(6)
Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf f berisi informasi yang
digunakan untuk menyampaikan barang atau naskah.
(7)
Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf g berisi pemberitahuan yang
bersifat umum dari pejabat yang berwenang.
(8)
Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf h berisi pemberitahuan
tentang pelaksanaan kegiatan atau kejadian tertentu.
(9)
Telaahan staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf i berisi analisis
pertimbangan, pendapat, dan saran secara sistematis terhadap sesuatu permasalahan
yang perlu penjelasan dari bawahan kepada atasan.
(10)
Notula sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf j merupakan catatan yang
berisi proses sidang atau rapat.
(11)
Surat undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf k berisi undangan
kepada pejabat/pegawai baik di lingkup internal Pemerintah Daerah, maupun pihak
eksternal yang tertera pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
kedinasan.
(12)
Surat pernyataan melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf l
berisi pernyataan dari pejabat yang berwenang bahwa seorang pegawai telah
melaksanakan tugas.
(13)
Surat panggilan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf m berisi pemanggilan
dari pejabat yang berwenang kepada pegawai untuk menghadap.
(14)
Surat izin sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf n berisi persetujuan terhadap
suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
(15)
Lembaran daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf o berisi penerbitan
resmi Pemerintah Daerah untuk mengundangkan Perda.
(16)
Berita daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf p berisi penerbitan
resmi Pemerintah Daerah untuk mengundangkan Perkada dan Peraturan DPRD.
(17)
Rekomendasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf q merupakan naskah dinas
berisi keterangan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal
yang untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan.
(18)
Radiogram sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf r merupakan pesan tertulis
resmi yang dikirim melalui radio naskah dinas dari pejabat yang berwenang
berisi informasi hal tertentu yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik.
(19)
Surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf
s merupakan naskah dinas sebagai tanda bukti berisi keterangan seseorang telah
lulus/mengikuti pendidikan dan pelatihan tertentu.
(20)
Sertifikat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf t merupakan naskah dinas
sebagai berisi keterangan tanda bukti seseorang telah mengikuti program/kegiatan
tertentu, antara lain: penataran, kursus, orientasi, bimbingan teknis,
workshop, seminar, dan yang sejenis.
(21)
Piagam sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf u merupakan naskah dinas
berisi keterangan penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan
yang telah diwujudkan oleh perorangan atau instansi/lembaga dari pejabat
berwenang.
Pasal 16 Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1
Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Surat perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf v berisi kesepakatan
bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk
melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama.
(2)
Susunan dan bentuk surat perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal 17 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakanFormat
Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a sampai dengan huruf
u tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Menteri ini.
Pasal 18 Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1
Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah, menyatakan
Pembuatan Naskah Dinas dapat menggunakan: a) media rekam kertas; atau b) media
rekam elektronik.
Pasal 19 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Pembuatan
Naskah Dinas dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf
a dicetak menggunakan kertas dan dibubuhi tandatangan basah.
Pasal 20 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Pembuatan
Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18
huruf b menggunakan:
a.
aplikasi umum bidang kearsipan dinamis; atau
b.
aplikasi pengolah kata atau data.
Pasal 21 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Pembuatan
Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 berisi unsur:
a.
kop;
b.
penomoran;
c.
penggunaan kertas;
d.
penggunaan tinta;
e.
jarak spasi, jenis, dan ukuran huruf, serta kata penyambung;
f.
penentuan batas atau ruang tepi;
g.
nomor halaman;
h.
tembusan;
i.
lampiran;
j.
paraf, tanda tangan, dan stempel;
k.
amplop dan map; dan
l.
Naskah Dinas bahasa asing.
Pasal 22 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Kop
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf a terdiri atas:
a. kop Naskah Dinas jabatan
Kepala Daerah; dan
b. kop Naskah Dinas
Perangkat Daerah.
Pasal 23 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Kop Naskah Dinas jabatan Kepala Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf
a, digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kepala Daerah.
(2)
Kop Naskah Dinas jabatan Kepala Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat
digunakan oleh penjabat, penjabat sementara, pelaksana tugas, dan pelaksana
harian Kepala Daerah.
Pasal 24 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Kop Naskah
Dinas Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf b digunakan
untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat berwenang selain Kepala
Daerah.
Pasal 25 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Bentuk
dan ukuran kop Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 tercantum dalam
lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Pasal 26 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Penomoran
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf b diatur sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Pasal 27 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Penggunaan
kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf c yang digunakan dalam penyusunan
Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
Pasal 28 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Kertas
yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas korespondensi,
dan Naskah Dinas khusus merupakan kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS),
ukuran A4 dengan gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2 kecuali pada
lembaran daerah dan berita daerah.
Pasal 29 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Jenis,
ukuran, dan gramatur kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas khusus disesuaikan
kebutuhan dengan memperhatikan ketahanan kertas.
Pasal 30 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Warna tinta yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 21 huruf d sebagai berikut:
a.
tinta yang digunakan untuk pengetikan berwarna hitam;
b.
tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf berwarna biru tua;
c.
tinta stempel yang digunakan untuk Naskah Dinas, berwarna ungu; dan
d.
tinta stempel yang digunakan untuk Naskah Dinas bersifat rahasia, berwarna
merah.
(2)
Jenis tinta yang digunakan pada Naskah Dinas merupakan tinta yang tidak larut oleh
air/tidak luntur atau pigment durabrite.
Pasal 31 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Jarak spasi pada Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 3 huruf a dan huruf b sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
(2)
Jarak spasi pada Naskah Dinas selain Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas
penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memperhatikan aspek
keserasian dan estetika.
Pasal 32 Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1
Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Jenis huruf pada Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan yaitu
bookman old style dengan ukuran 12 (dua belas).
(2)
Jenis huruf dan ukuran pada Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus
yaitu Arial dengan ukuran 12 (dua belas).
Pasal 33 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Kata penyambung merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih
berlanjut pada halaman berikutnya.
(2)
Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis pada:
a.
akhir setiap halaman;
b.
baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman; dan
c.
kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya.
(3)
Dalam pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik tidak mencantumkan
kata penyambung.
Pasal 34 Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1
Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf f
pada kertas bertujuan untuk keserasian dan kerapian dalam penyusunan Naskah
Dinas.
(2)
Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk Naskah
Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus diatur dengan ketentuan sebagai
berikut:
a.
Ruang tepi atas:
1)
apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi dibawah kop; dan
2)
apabila tanpa kop Naskah Dinas, paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi atas
kertas.
b.
ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 (dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas;
c.
ruang tepi kiri paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas; dan
d.
ruang tepi kanan paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi kanan kertas.
Pasal 35 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Nomor halaman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf g pada Naskah Dinas menggunakan
angka arab/biasa.
(2)
Nomor halaman sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) dalam Naskah Dinas korespondensi
dan Naskah Dinas khusus ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris.
Pasal 36 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Tembusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf h disampaikan kepada pihak
yang bersangkutan dan pihak yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.
(2)
Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang naskah dinasnya ditandatangani
oleh pejabat yang mengatasnamakan disampaikan kepada pejabat yang
diatasnamakan.
(3)
Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang naskah dinasnya ditandatangani
oleh jabatan pimpinan tinggi atas nama Kepala Daerah, disampaikan kepada Kepala
Daerah dan Sekretaris Daerah.
(4)
Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang naskah dinasnya ditandatangani
oleh jabatan pimpinan tinggi atas nama Kepala Daerah berupa surat tanda tamat
pendidikan dan pelatihan, sertifikat, dan piagam tidak memerlukan tembusan.
(5)
Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berada pada posisi bagian kiri bawah
pada Naskah Dinas dan diikuti tanda baca titik dua (:), tidak diberi garis bawah,
serta tidak perlu menambahkan kata sebagai laporan, arsip, atau istilah
sejenis.
Pasal 37 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Lampiran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf i ditandatangani oleh
pejabat yang sama dengan yang menandatangani Naskah Dinas.
(2)
Dalam hal lampiran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki
lebih dari satu halaman, halaman berikutnya diberi nomor sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 35 ayat (1).
Pasal 38 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Paraf,
tanda tangan, dan stempel sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf j merupakan
bentuk pengabsahan Naskah Dinas.
Pasal 39 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Paraf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 merupakan tanda tangan singkat
sebagai bentuk pertanggungjawaban atas muatan materi, substansi, redaksi, dan
pengetikan.
(2)
Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
a. paraf
hierarki; dan
b. paraf
koordinasi.
(3)
Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat dibawah pejabat penandatangan, terlebih
dahulu diparaf sebelum ditandatangani.
(4)
Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani Naskah
Dinas tersebut tidak memerlukan paraf.
(5)
Fitur paraf dalam media rekam elektronik, berbentuk catatan riwayat Naskah Dinas
dalam basis data sebelum dilakukan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang.
(6)
Pembubuhan paraf pada Naskah Dinas penugasan berupa surat perjalanan dinas
dibubuhkan pada lembar pertama.
Pasal 40 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Paraf hierarki sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 ayat (2) huruf a merupakan
paraf pejabat sesuai jenjang jabatan yang dibubuhkan dalam bentuk matriks.
(2)
Pembubuhan paraf hierarki pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kepala
Daerah, Wakil Kepala Daerah, Sekretaris Daerah, asisten, sekretaris DPRD,
kepala dinas, kepala badan, inspektur, dan direktur rumah sakit umum harus diparaf
terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang pejabat secara berjenjang.
(3)
Paraf hierarki pada Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas korespondensi, dan Naskah
Dinas khusus ditempatkan pada lembar terakhir.
Pasal 41 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Paraf koordinasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 ayat (2) huruf b merupakan
paraf pejabat sesuai substansi tugasnya atau pejabat lain yang terlibat pada masing-masing
unit kerja yang berbentuk matriks.
(2)
Naskah Dinas yang materinya saling berkaitan antar unit kerja, diparaf oleh
unit pengolah dan unit lain yang terkait sebelum ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang pada lembar terakhir.
Pasal 42 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Pemberian tanda tangan pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 berfungsi
sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penandatangan serta keautentikan,
keterpercayaan, dan keutuhan informasi.
(2)
Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
a. tanda
tangan basah; atau
b. Tanda
Tangan Elektronik.
(3)
Pemberian tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2)
dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
Pasal 43 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Tanda tangan basah digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.
(2)
Tanda tangan elektronik digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam
elektronik.
Pasal 44 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Penulisan nama pejabat yang menandatangani Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas
penetapan tidak menggunakan gelar.
(2)
Penulisan nama pejabat yang menandatangani Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas
korespondensi, dan Naskah Dinas khusus menggunakan gelar, kecuali piagam,
sertifikat, dan surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan.
(3)
Penulisan nama penanda tangan untuk pejabat selain Kepala Daerah, Wakil Kepala Daerah,
dan Sekretaris Daerah menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan
pangkat/golongan.
(4)
Penulisan nama penanda tangan untuk penjabat, penjabat sementara, pelaksana
tugas, dan pelaksana harian Kepala Daerah tidak menggunakan gelar, nomor induk pegawai,
dan pangkat/golongan.
(5)
Penulisan nama penanda tangan untuk penjabat dan pelaksana harian Sekretaris
Daerah tidak menggunakan gelar, nomor induk pegawai, dan pangkat/golongan.
Pasal 45 Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1
Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah, menyatakan
Pemberian Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas berlaku ketentuan sebagai
berikut:
a.
Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan dan bentuk kode quick response
yang disertai nama pejabat penandatangan dan nama jabatan;
b.
Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan kepada pihak yang berhak
tanpa harus dicetak;
c.
pendistribusian sebagaimana dimaksud dalam huruf b dapat melalui aplikasi umum bidang
kearsipan dinamis, media daring atau media luring; dan
d.
menggunakan sertifikat elektronik yang dibuat oleh penyelenggara sertifikasi
elektronik Indonesia.
Pasal 46 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Stempel digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.
(2)
Stempel sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak digunakan pada Naskah Dinas dengan
media rekam elektronik.
Pasal 47 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Stempel
terdiri atas:
a.
stempel jabatan Kepala Daerah;
b.
stempel Perangkat Daerah;
c.
stempel unit pelaksana teknis daerah dan/atau badan layanan umum daerah; dan
d.
stempel pengamanan Naskah Dinas.
Pasal 48 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Bentuk
dan ukuran stempel tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Pasal 49 Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1
Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Amplop Naskah Dinas terdiri atas:
a.
Amplop Naskah Dinas Jabatan Kepala Daerah; dan
b.
Amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah.
(2)
Bentuk Amplop Naskah Dinas yang digunakan untuk pendistribusian Naskah Dinas
dengan media rekam kertas berbentuk persegi panjang.
(3)
Ukuran amplop yang digunakan untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan media rekam
kertas dapat disesuaikan dengan kebutuhan sesuai dengan kepentingan Pemerintah
Daerah.
(4)
Amplop Naskah Dinas jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a menggunakan
kertas warna putih.
(5)
Amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b
menggunakan kertas warna coklat.
Pasal 50 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah
Daerah, menyatakan
(1) Pada amplop Naskah Dinas
harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan.
(2) Alamat pengirim sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) memuat:
a. lambang negara berwarna kuning
emas dan nama jabatan, alamat yang dilengkapi dengan nama kabupaten/kota dan nama
provinsi, nomor telepon, faksimile, pos-el, laman, dan kode pos di bagian
tengah atas untuk amplop Naskah Dinas jabatan Kepala Daerah.
b. logo daerah berwarna dan
nama Pemerintah Daerah, nama Perangkat Daerah yang bersangkutan, alamat yang dilengkapi
dengan nama kabupaten/kota dan nama provinsi, nomor telepon, faksimile, pos-el,
laman, dan kode pos di bagian tengah atas untuk amplop Naskah Dinas Perangkat
Daerah.
(3) Perbandingan huruf pada
amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah antara tulisan nama Pemerintah Daerah dan
tulisan nama Perangkat Daerah adalah 3 : 4 dengan menggunakan huruf Arial.
Pasal 51 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Map sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf k terdiri atas:
a.
map Naskah Dinas jabatan; dan
b.
map Naskah Dinas Perangkat Daerah.
(2)
Ukuran, bentuk, dan warna map naskah dinas dapat disesuaikan dengan kebutuhan sesuai
dengan kepentingan tiap Pemerintah Daerah.
Pasal 52 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Map Naskah Dinas jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat (1) huruf a
terdiri atas:
a.
map Naskah Dinas Kepala Daerah; dan
b.
map Naskah Dinas kepala Perangkat Daerah.
(2)
Map Naskah Dinas Kepala Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a
memuat lambang negara berwarna kuning emas dan tulisan Kepala Daerah
menggunakan huruf Arial dengan ukuran disesuaikan dan ditempatkan pada bagian
tengah atas secara simetris.
(3)
Bentuk dan susunan map Naskah Dinas Kepala Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf a dan map Naskah Dinas kepala Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) huruf b tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Pasal 53 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Naskah Dinas dapat disusun dalam bahasa asing dengan mengacu pada format Naskah
Dinas sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri ini.
(2)
Penyebutan nama daerah tidak diterjemahkan ke dalam bahasa asing.
Pasal 54 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Pengamanan
Naskah Dinas paling sedikit memuat:
a.
penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas;
b.
perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses yang
meliputi:
1. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan
dan akses; dan
2. pemberian nomor seri pengaman atau security
printing.
Pasal 55 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Dalam rangka
pengamanan Naskah Dinas pada media rekam elektronik, aplikasi umum bidang kearsipan
dinamis memuat fitur pengamanan Naskah Dinas.
Pasal 56 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Kategori
klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas terdiri atas:
a. sangat rahasia;
b. rahasia;
c. terbatas; dan
d. biasa/terbuka.
Pasal 57 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Penentuan
tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 disesuaikan
dengan kepentingan dan substansi Naskah Dinas
Pasal 58 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan
terbatas hanya diberikan kepada pihak yang berwenang.
(2)
Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi biasa/terbuka diberikan
kepada pihak terkait.
Pasal 59 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Naskah Dinas dengan media rekam kertas diberikan kode derajat pengamanan pada
amplop dengan posisi pada sebelah kiri atas Naskah Dinas.
(2)
Dalam hal Naskah Dinas yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia dan rahasia,
menggunakan amplop rangkap dua.
Pasal 60 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Naskah
Dinas dengan media rekam elektronik yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia,
rahasia, dan terbatas dapat menggunakan sandi tertentu sesuai dengan
perkembangan teknologi.
Pasal 61 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Kode
derajat klasifikasi keamanan dan akses diberikan dengan ketentuan sebagai
berikut:
a.
Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode ‘SR’ dengan menggunakan tinta warna
merah;
b.
Naskah Dinas rahasia diberikan kode ‘R’ dengan menggunakan tinta warna merah;
c.
Naskah Dinas penting diberikan kode ‘T’ dengan menggunakan tinta hitam; dan
d.
Naskah Dinas biasa diberikan kode ‘B’ dengan menggunakan tinta hitam.
Pasal 62 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Pemberian
nomor seri pengaman pada Naskah Dinas atau security printing sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 54 huruf b angka 2 memiliki tujuan untuk menjamin
keautentikan dan keterpercayaan informasi pada Naskah Dinas.
Pasal 63 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Ketentuan
mengenai pemberian nomor seri pengaman atau security printing sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 62 diatur sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Pasal 64 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Kewenangan penandatanganan Naskah Dinas merupakan hak, kewajiban, dan tanggung jawab
yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan
tugas dan kewenangan pada jabatannya.
(2)
Kewenangan penandatanganan Naskah Dinas oleh Kepala Daerah berlaku mutatis
mutandis bagi penjabat, penjabat sementara, pelaksana tugas, dan pelaksana
harian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3)
Ketentuan mengenai kewenangan penandatangan Naskah Dinas tercantum dalam
Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Pasal 65 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Pejabat Pemerintah Daerah dapat melimpahkan kewenangan penandatanganan Naskah Dinas
kepada pejabat di bawahnya.
(2)
Ketentuan mengenai pelimpahan kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum
dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri
ini.
Pasal 66 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Pengendalian
Naskah Dinas meliputi kegiatan: a) pengendalian Naskah Dinas masuk; dan b) pengendalian
Naskah Dinas keluar.
Pasal 67 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Pengendalian
Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf a dilaksanakan
melalui tahapan sebagai berikut:
a.
unit penerima menindaklanjuti Naskah Dinas yang diterima dengan cara
mengagendakan, mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan mendistribusikan
ke unit pengelola.
b.
unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi Naskah Dinas dan
arahan pimpinan; dan
c.
unit tata usaha mengarsipkan Naskah Dinas masuk.
Pasal 68 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf b
dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:
a.
Naskah Dinas keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi
nomor, tanggal, dan stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing unit kerja;
dan
b.
Naskah Dinas keluar yang telah selesai diproses diarsipkan pada unit tata usaha
dan unit pengelola.
(2)
Pengendalian Naskah Dinas keluar lintas instansi pemerintah atau pihak luar
dilakukan satu pintu melalui Sekretariat Daerah.
(3)
Untuk mempercepat penyampaian tujuan surat, dapat menambahkan tanda untuk
perhatian yang disingkat u.p. diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti dibawah
nama jabatan yang dituju.
Pasal 69 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Menteri dan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia sesuai kewenangannya melakukan
pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan Tata Naskah Dinas di lingkungan
Pemerintah Daerah.
(2)
Gubernur sebagai wakil pemerintah pusat melakukan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan
Tata Naskah Dinas di lingkungan pemerintah provinsi dan kabupaten/kota.
(3)
Pembinaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dimaksudkan membantu Menteri dalam
melakukan pembinaan Tata Naskah Dinas dengan mengacu kepada Peraturan Menteri
ini.
Pasal 70 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Dengan
ditetapkannya Peraturan Menteri ini, maka Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54
Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, dicabut
dan dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 71 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Peraturan
Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Selengkapnya silahkan
download dan baca Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah. LINK DOWNLOAD DISINI
Demikian informasi tentang Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1
Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah. Semoga
ada manfaatnya.
